Buenas Prácticas para fracasar

En la implantación de un Sistema Informático de Gestión de Mantenimiento

Si a usted le imponen un Sistema Informático de Gestión para planificar, ejecutar y supuestamente  mejorar su trabajo, en este artículo le recomendamos una serie de prácticas para liberarse del mismo:

• Lo primero y fundamental es hacer dudar a la Dirección de la empresa, seguro que encuentra “errores” o “pantallas” que no se ajustan exactamente a su forma de trabajo.
• Sea soberbio: “hace 20 años que estoy en esto, ningún sistemita me va a decir cómo tengo que trabajar”.
• Trate de implantar el sistema en un mes y pretenda que el mismo solucione todo.
• No solicite apoyo de consultores funcionales.
• Deje solo al personal técnico de su área que nunca usó un PC, operando el sistema.
• No solicite apoyo de un funcionario administrativo.
• Ponga el foco en el control y el castigo en vez de la oportunidad de mejora.
• Utilice la información que brinda el sistema para reprender al que hizo algo mal o fuera de tiempo.
• Espere grandes ahorros de dinero en poco tiempo.
• Quiera tener “todo” y  “todo ya”, casi seguro que ningún sistema lo cumple.
• Piense que comprando el sistema ya tiene casi todo solucionado, subestimando el “proceso de implantación”.
• Pretenda que el sistema arregle el “CAOS”  de su empresa.

Estas son solo algunas de las prácticas que llevan a que más del 70% de los proyectos de implantación aborten o no cumplan con las expectativas en lo relativo a funcionalidades, costo y cronograma.

Ahora, si por el contrario usted reconoce que tiene problemas, se pasa apagando incendios, está cansado, sale cada vez más tarde de su trabajo, no le dan las horas y no puede reportarle a la dirección en qué gastó tantas horas y dinero, quizás prefiera que un sistema informático lo ayude.

Hay que tener en cuenta que estamos en un sector que ha crecido mucho en los últimos años y que cada vez tiene más equipos que mantener. Para complicarla aún más, no hay buenos técnicos disponibles en el mercado laboral que permitan solucionar sus problemas agregando personal.

Durante la implantación de sistemas siempre nos encontramos con muchas resistencias: temor al cambio, miedo de perder poder y muchas veces frustraciones por fracasos de implantaciones anteriores.

Al intentar cambiar siempre aparecen frases del tipo:

• Hace 20 años que lo hago así
• Yo lo hago así y funciona, con un alambre arreglo todo
• No me vengan con computadoras a mí
• No tengo tiempo para entrar los datos en la computadora
• El sistema no se adapta a mis necesidades
• Acá lo que hay que hacer es laburar más
• Acá lo que faltan son técnicos

¡Me rindo! Quiero un sistema

Si un vendedor lo convenció de que la compra del sistema solucionará todos sus problemas dude. Con la compra recién empieza el baile.

Piense la implantación como un proceso que probablemente dure varios meses y que los resultados se verán después de 3 ó 6 meses.

Antes de comenzar con la implantación identifique a los posibles “resistentes” al proyecto, así como a los que rápidamente van a apoyarlo. Esto le facilitará la mitigación de riesgos y ayudará en la toma de acciones correctivas tempranas, que eviten el fracaso en la implantación.

Para mitigar el impacto y el temor al cambio, realice jornadas de difusión y capacitación del personal del área. No importa que no vayan a utilizar el sistema, es bueno que se enteren todos juntos de los cambios y no que digan “a mí no me dijeron nada, recién hoy me entero que hay un sistema nuevo, siempre soy el último”.

Planifique la implantación, la carga inicial de datos y alguna modificación en el proceso de trabajo.

No dude en solicitar “horas” de personal administrativo para realizar la carga inicial y parametrización del sistema, como ser los equipos, repuestos y las tareas de mantenimiento preventivo. Esto liberará a sus mecánicos y electricistas de ingresar la información al sistema.

Exija a su proveedor antes de la compra, la asignación semanal de un consultor que apoye la implantación en su empresa y el soporte telefónico ante dudas que se puedan presentar.

Por qué un sistema informático

Todas las metodologías de calidad plantean el círculo virtuoso de la mejora continua, la cual  comienza en la planificación, ejecución, pasando por el monitoreo, el análisis de resultados y la ejecución de acciones de mejora. Todos estos pasos son difíciles de realizar sin un buen sistema que le brinde la información necesaria.

No es fácil en forma artesanal, con papeles o planillas, hacer un informe estadístico de las tareas realizadas durante un año. La calidad de la información suele ser dudosa y resumirla suele llevar mucho tiempo.

A continuación le presentamos algunas de las funcionalidades básicas que puede encontrar en cualquier sistema de mantenimiento:

• Gestión de solicitudes y ejecuciones de servicios de mantenimiento.
• Gestión de servicios de terceros.
• Ingreso de solicitudes de mantenimiento correctivo directamente por el usuario.
• Generación automática y periódica de servicios de mantenimiento preventivo, según los días, horas o kms. de utilización de los equipos.
• Control de vencimiento de garantías y mantenimientos externos.
• Gestión de recursos humanos asignados a mantenimiento.
• Control de Stock de Equipos y Repuestos.
• Avisos por mail de tareas pendientes y estadísticas de gestión.
• Documentación embebida que permita asociar a Servicios, Tareas programadas y Equipos:
• Manuales
• Fotos (evidencias previas y posteriores al mantenimiento)
• Videos (cómo desarmar un equipo)
• Listas de chequeo
• Planos
• Estadísticas de servicios, utilización de recursos humanos, stock, repuestos.
• Aprobación del usuario del trabajo realizado.

Obtener de forma rápida buenos reportes, estadísticas y números, darán evidencia de que usted ha trabajado. Rendir cuentas de lo qué se hizo, con qué plazos y con qué recursos, va a ayudarlo en el reporte a sus superiores y en la planificación de acciones futuras.

El acceso a información de servicios anteriores, junto con buena información que ayude a realizar la tarea (fotos, manuales, planos asociados) facilitará las futuras operaciones que se realicen sobre los equipos, evitando la repetición de errores, posibilitando la mejora continua.

Que la información quede disponible en un sistema y no en la “cabeza” de sus técnicos, lo independizará de las personas. Esto implica una baja del impacto de la rotación de personal, tan común en estos días. La capacitación de nuevos técnicos será más fácil.

Mejorar la calidad y productividad de nuestro trabajo es la única forma de sostener el crecimiento de los últimos años. No hay más recursos humanos disponibles para incorporar a nuestros equipos de trabajo.

Planificar y optimizar sus horas y minimizar tiempos muertos,  le  permitirá adelantarse y evitar los “incendios”, haciendo un verdadero mantenimiento preventivo y predictivo, evitando errores y defectos que se producen por trabajar apurado y por lo tanto desordenado.

Todo esto redunda en dinero que se ahorra, pero fundamentalmente en satisfacción del personal, que verá que su trabajo “luce” y las máquinas funcionan y se detienen menos. Y como si fuera poco, usted va a poder responder exactamente cuando le digan: ¿Y qué han estado haciendo todo este tiempo?

Podemos resumir los beneficios de utilizar un sistema en:

• Facilita la planificación, registro, monitoreo y análisis de la gestión.
• Brinda indicadores imprescindibles para la toma de decisiones.
• Facilita los procesos de certificación de Calidad.
• Independiza la información y el proceso del personal que los ejecuta.
• Disminuye los costos de la rotación de personal  (la información queda en el sistema y no en el cajón de los funcionarios).
• Mejora la gestión de stock de repuestos.
• La información está disponible 24 hs. Y desde cualquier lugar. Los reportes se obtienen inmediatamente.

No importa qué sistema incorpore a su empresa, la mayoría reúne un conjunto de funcionalidades básicas que le van a ayudar a mejorar y optimizar sus recursos.

Y si no le quedó claro, siga gestionando su supermercado con la libreta de un almacenero.

¡Probablemente se enrede y logre fracasar!