En la implantación de un Sistema
Informático de Gestión de Mantenimiento
Si a usted le imponen un Sistema Informático de Gestión para
planificar, ejecutar y supuestamente mejorar su trabajo, en este artículo le
recomendamos una serie de prácticas para liberarse del mismo:
- Lo primero y
fundamental es hacer dudar a la Dirección de la empresa, seguro que
encuentra “errores” o “pantallas” que no se ajustan exactamente a su forma
de trabajo.
- Sea soberbio: “hace
20 años que estoy en esto, ningún sistemita me va a decir cómo tengo que trabajar”.
- Trate de
implantar el sistema en un mes y pretenda que el mismo solucione todo.
- No solicite
apoyo de consultores funcionales.
- Deje solo al
personal técnico de su área que nunca usó un PC, operando el sistema.
- No solicite
apoyo de un funcionario administrativo.
- Ponga el foco
en el control y el castigo
en vez de la oportunidad de mejora.
- Utilice la información que brinda el sistema para reprender al que
hizo algo mal o fuera de tiempo.
- Espere grandes
ahorros de dinero en poco tiempo.
- Quiera tener
“todo” y “todo ya”, casi seguro que ningún sistema lo
cumple.
- Piense que comprando el sistema ya tiene casi todo solucionado,
subestimando el “proceso de implantación”.
- Pretenda que
el sistema arregle el “CAOS” de su
empresa.
Estas son solo algunas de las prácticas que llevan a que más
del 70% de los proyectos de implantación aborten o no cumplan con las
expectativas en lo relativo a funcionalidades, costo y cronograma.
Ahora, si por el contrario usted reconoce que tiene
problemas, se pasa apagando incendios, está cansado, sale cada vez más tarde de
su trabajo, no le dan las horas y no puede reportarle a la dirección en qué
gastó tantas horas y dinero, quizás prefiera que un sistema informático lo
ayude.
Hay que
tener en cuenta que estamos en un sector que ha crecido mucho en los últimos
años y que cada vez tiene más equipos que mantener. Para complicarla aún más,
no hay buenos técnicos disponibles en el mercado laboral que permitan
solucionar sus problemas agregando personal.
Durante la implantación de sistemas siempre nos encontramos
con muchas resistencias: temor al cambio, miedo de perder poder y muchas veces
frustraciones por fracasos de implantaciones anteriores.
Al intentar cambiar siempre aparecen frases del tipo:
- Hace 20 años
que lo hago así
- Yo lo hago así
y funciona, con un alambre arreglo todo
- No me vengan
con computadoras a mí
- No tengo
tiempo para entrar los datos en la computadora
- El sistema no
se adapta a mis necesidades
- Acá lo que hay
que hacer es laburar más
- Acá lo que
faltan son técnicos
¡Me rindo! Quiero un
sistema
Si un vendedor lo convenció de que la compra del sistema
solucionará todos sus problemas dude. Con la
compra recién empieza el baile.
Piense la implantación como un proceso que probablemente
dure varios meses y que los resultados se verán después de 3 ó 6 meses.
Antes de comenzar con la implantación identifique a los posibles
“resistentes” al proyecto, así como a los que rápidamente van a apoyarlo. Esto
le facilitará la mitigación de riesgos y ayudará en la toma de acciones
correctivas tempranas, que eviten el fracaso en la implantación.
Para mitigar el impacto y el temor al cambio, realice
jornadas de difusión y capacitación del personal del área. No importa que no
vayan a utilizar el sistema, es bueno que se enteren todos juntos de los
cambios y no que digan “a mí no me dijeron nada, recién hoy me entero que hay
un sistema nuevo, siempre soy el último”.
Planifique la implantación, la carga inicial de datos y
alguna modificación en el proceso de trabajo.
No dude en solicitar “horas” de personal administrativo para
realizar la carga inicial y parametrización del sistema, como ser los equipos,
repuestos y las tareas de mantenimiento preventivo. Esto liberará a sus mecánicos y electricistas
de ingresar la información al sistema.
Exija a su proveedor antes de la compra, la asignación semanal
de un consultor que apoye la implantación en su empresa y el soporte telefónico
ante dudas que se puedan presentar.
Por qué un sistema
informático
Todas las metodologías de calidad plantean el círculo
virtuoso de la mejora continua, la cual comienza
en la planificación, ejecución, pasando por el monitoreo, el análisis de
resultados y la ejecución de acciones de mejora. Todos estos pasos son
difíciles de realizar sin un buen sistema que le brinde la información
necesaria.
No es fácil en forma artesanal, con papeles o planillas,
hacer un informe estadístico de las tareas realizadas durante un año. La
calidad de la información suele ser dudosa y resumirla suele llevar mucho
tiempo.
A continuación le presentamos algunas de las funcionalidades
básicas que puede encontrar en cualquier sistema de mantenimiento:
- Gestión de solicitudes y
ejecuciones de servicios de mantenimiento.
- Gestión de servicios de
terceros.
- Ingreso de solicitudes de
mantenimiento correctivo directamente por el usuario.
- Generación automática y
periódica de servicios de mantenimiento preventivo, según los días, horas
o kms. de utilización de los equipos.
- Control de vencimiento de
garantías y mantenimientos externos.
- Gestión de recursos
humanos asignados a mantenimiento.
- Control de Stock de
Equipos y Repuestos.
- Avisos por mail de tareas
pendientes y estadísticas de gestión.
- Documentación embebida que
permita asociar a Servicios, Tareas programadas y Equipos:
- Manuales
- Fotos (evidencias previas
y posteriores al mantenimiento)
- Videos (cómo desarmar un
equipo)
- Listas de chequeo
- Planos
- Estadísticas de servicios,
utilización de recursos humanos, stock, repuestos.
- Aprobación del usuario del
trabajo realizado.
Obtener de forma rápida buenos reportes, estadísticas y
números, darán evidencia de que usted ha
trabajado. Rendir cuentas de lo qué se hizo, con qué plazos y con qué
recursos, va a ayudarlo en el reporte a sus superiores y en la planificación de
acciones futuras.
El acceso a información de servicios anteriores, junto con
buena información que ayude a realizar la tarea (fotos, manuales, planos
asociados) facilitará las futuras operaciones que se realicen sobre los
equipos, evitando la repetición de errores, posibilitando la mejora continua.
Que la información quede disponible en un sistema y no en la
“cabeza” de sus técnicos, lo independizará de las personas. Esto implica una
baja del impacto de la rotación de personal, tan común en estos días. La
capacitación de nuevos técnicos será más fácil.
Mejorar la calidad y productividad de nuestro trabajo es la
única forma de sostener el crecimiento de los últimos años. No hay más recursos
humanos disponibles para incorporar a nuestros equipos de trabajo.
Planificar y optimizar sus horas y minimizar tiempos
muertos, le permitirá adelantarse y evitar los “incendios”,
haciendo un verdadero mantenimiento preventivo y predictivo, evitando errores y
defectos que se producen por trabajar apurado y por lo tanto desordenado.
Todo esto redunda en dinero que se ahorra, pero
fundamentalmente en satisfacción del personal, que verá que su trabajo “luce” y
las máquinas funcionan y se detienen menos. Y como si fuera poco, usted va a
poder responder exactamente cuando le digan: ¿Y qué han estado haciendo todo este tiempo?
Podemos resumir los beneficios de utilizar un sistema en:
- Facilita la planificación,
registro, monitoreo y análisis de la gestión.
- Brinda
indicadores imprescindibles para la toma de decisiones.
- Facilita los
procesos de certificación de Calidad.
- Independiza la
información y el proceso del personal que los ejecuta.
- Disminuye los
costos de la rotación de personal (la información queda en el
sistema y no en el cajón de los funcionarios).
- Mejora la gestión de stock de repuestos.
- La información
está disponible 24 hs. Y desde cualquier lugar. Los reportes se obtienen
inmediatamente.
No importa qué sistema incorpore a su empresa, la mayoría
reúne un conjunto de funcionalidades básicas que le van a ayudar a mejorar y
optimizar sus recursos.
Y si no le quedó claro, siga gestionando su supermercado con
la libreta de un almacenero.
¡Probablemente se enrede y logre fracasar!
